Vergabedokumente in der Finanzbranche: Warum KI-gestützte Analyse unverzichtbar wird
Der globale Beschaffungsmarkt für Finanzdienstleistungen ist auf 7,2 Milliarden US-Dollar angewachsen.1 Gleichzeitig investiert der Finanzsektor weltweit 694 Milliarden US-Dollar in IT 2 – ein Großteil davon über formale Vergabeverfahren mit umfangreichen Ausschreibungsdokumenten. Ein durchschnittliches RFP im Banking umfasst 150 bis 400 Seiten,9 vollgepackt mit technischen Spezifikationen, regulatorischen Anforderungen und komplexen Bewertungskriterien.
Die Herausforderung liegt nicht darin, genug Ausschreibungen zu finden – sondern darin, die Vergabedokumente schnell und vollständig genug zu verstehen, um fundierte Angebote abgeben zu können.
Regulatorische Komplexität treibt den Dokumentenumfang
Seit Januar 2025 ist der Digital Operational Resilience Act (DORA) in Kraft.3 Für Vergabedokumente im IT-Bereich hat das weitreichende Konsequenzen: RFPs für IT-Dienstleistungen enthalten jetzt zusätzliche Abschnitte zu IKT-Risikoanalysen, Ausstiegsstrategien, Geschäftskontinuität und Drittanbieter-Dokumentation. Was früher ein 200-Seiten-Dokument war, umfasst mit den DORA-Anforderungen leicht 350 Seiten oder mehr.
Deutsche Finanzinstitute müssen darüber hinaus die MaRisk (Mindestanforderungen an das Risikomanagement), die BAIT (Bankaufsichtliche Anforderungen an die IT) und die BaFin-Richtlinien für Auslagerungen berücksichtigen.4 Jedes dieser Regelwerke schlägt sich in zusätzlichen Anforderungen nieder, die in den Vergabedokumenten identifiziert und bewertet werden müssen.
Das Ergebnis: Vergabedokumente in der Finanzbranche sind nicht einfach lang – sie sind regulatorisch dicht. Jede Seite kann Anforderungen enthalten, die über Compliance oder Nicht-Compliance entscheiden. Und 64 Prozent der Finanzinstitute kämpfen bereits mit Kommunikationsverzögerungen im Vergabeprozess,5 die oft daraus resultieren, dass verschiedene Abteilungen die gleichen Dokumente unterschiedlich interpretieren.
Warum manuelle Dokumentenanalyse in der Finanzbranche scheitert
Bei einem 350-Seiten-RFP für IT-Outsourcing muss das Analyseteam nicht nur technische Anforderungen verstehen, sondern auch regulatorische Implikationen erkennen. Ist diese Klausel DORA-relevant? Entspricht diese Anforderung den MaRisk-Vorgaben? Wird hier ein Eignungsnachweis gefordert, den wir noch beschaffen müssen?
Manuell dauert diese Analyse 3 bis 5 Arbeitstage. Und selbst erfahrene Experten übersehen dabei regelmäßig relevante Anforderungen, besonders wenn sie tief in Anhängen oder Querverweisen versteckt sind. Bei einem durchschnittlichen Supplier-Onboarding von 15 bis 28 Tagen 6 ist jeder Tag, der bei der Dokumentenanalyse verloren geht, ein Tag weniger für die eigentliche Angebotsbearbeitung.
Dazu kommt, dass sich Vergabedokumente im Laufe des RFP-Prozesses ändern. Klarstellungen, Nachträge und korrigierte Bewertungskriterien werden nachgereicht – und jedes Mal muss der gesamte Dokumentenbestand erneut geprüft werden. Manuell ist das bei 300 bis 400 Seiten kaum zuverlässig zu leisten.
Sparkassen und Landesbanken: Doppelte Dokumentenkomplexität
Ein Sonderfall in der deutschen Finanzbranche sind Sparkassen und Landesbanken. Als öffentlich-rechtliche Institute unterliegen sie dem Vergaberecht nach GWB. Das bedeutet: Ihre Ausschreibungsunterlagen müssen sowohl die regulatorischen Finanzanforderungen (DORA, MaRisk, BAIT) als auch das öffentliche Vergaberecht abbilden. Die daraus entstehenden Dokumente sind besonders komplex, weil zwei Rechtsrahmen ineinandergreifen.
Für Unternehmen, die sich auf solche Ausschreibungen bewerben, bedeutet das: Sie müssen Dokumente analysieren, die gleichzeitig vergaberechtliche und bankregulatorische Anforderungen enthalten – eine besondere Herausforderung, die spezialisiertes Fachwissen erfordert.
Die ESG-Dimension in Vergabedokumenten
38 Prozent der Fortune-500-Unternehmen haben ESG-Kriterien bereits in ihr Vendor-Onboarding integriert.8 Das schlägt sich direkt in den Vergabedokumenten nieder: RFPs enthalten zunehmend Abschnitte zu CO2-Fußabdruck, Diversitätskennzahlen und Governance-Strukturen. Wer diese Anforderungen in einem 400-Seiten-Dokument übersieht, riskiert eine unvollständige Angebotsabgabe.
82 Prozent der Finanzinstitute planen zudem, bis 2027 KI-Agenten in ihren Prozessen einzusetzen.7 Die KI-gestützte Dokumentenanalyse ist dabei oft der erste und naheliegendste Anwendungsfall: Sie bietet sofortigen Mehrwert bei überschaubarem Implementierungsaufwand.
Wie Everwise die Dokumentenanalyse in der Finanzbranche transformiert
KI-gestützte Dokumentenanalyse
Everwise ermöglicht es, RFPs, Vergabeunterlagen und Ausschreibungsdokumente hochzuladen und von der KI automatisch analysieren zu lassen. Die KI extrahiert Anforderungen, Fristen, Bewertungskriterien, regulatorische Verweise und Zuschlagskriterien und stellt sie strukturiert dar.
Mit benutzerdefinierten Analyse-Profilen, die beliebig viele Kriterien umfassen können, können Finanzinstitute die Analyse auf ihre spezifischen regulatorischen Schwerpunkte zuschneiden. Ein Profil für IT-Outsourcing-RFPs priorisiert andere Kriterien als eines für Beratungsleistungen – und Everwise bildet diese Unterschiede ab.
Besonders wertvoll bei regulatorisch komplexen Dokumenten: Die KI identifiziert auch Anforderungen, die in Anhängen, Fußnoten oder Querverweisen versteckt sind – Stellen, die bei manueller Analyse unter Zeitdruck häufig übersehen werden.
Chat mit Ausschreibungen
Nach der automatischen Analyse können Sie in natürlicher Sprache Fragen an das Dokument stellen: "Welche DORA-relevanten Anforderungen werden gestellt?", "Gibt es ESG-Kriterien in der Bewertungsmatrix?", "Welche Dokumentation wird für das Supplier-Onboarding gefordert?"
Die KI antwortet sofort und verweist auf die exakte Stelle im Originaldokument. Das ist besonders wertvoll, wenn Fachabteilungen – Compliance, IT-Sicherheit, Einkauf, Rechtsabteilung – jeweils ihre spezifischen Fragen an das gleiche Dokument haben. Statt dass jede Abteilung das gesamte 400-Seiten-RFP liest, stellt jede die für sie relevanten Fragen.
Dokumentenvergleich
Wenn sich RFP-Unterlagen im Laufe des Vergabeprozesses ändern, zeigt Everwise sofort die Unterschiede zwischen den Versionen. Neue Anforderungen, geänderte Bewertungsgewichtungen, modifizierte Vertragsbedingungen – alles wird übersichtlich hervorgehoben.
In der Finanzbranche, wo ein einziges geändertes Bewertungskriterium die gesamte Angebotsstrategie beeinflussen kann, ist diese Funktion besonders kritisch. Und bei durchschnittlich 150 bis 400 Seiten pro RFP 9 ist ein manueller Vergleich weder effizient noch zuverlässig.
Mehrsprachige Übersetzung
Für Finanzinstitute, die an grenzüberschreitenden Ausschreibungen teilnehmen, bietet Everwise die Möglichkeit, Vergabedokumente zwischen Sprachen zu übersetzen. Besonders bei europäischen IT-Rahmenverträgen, die in mehreren Sprachen veröffentlicht werden, spart das erhebliche Zeit.
Corporate-Design-Reports
Die Analyseergebnisse können als professionelle PDF- oder Excel-Berichte im Corporate Design exportiert werden. Das erleichtert die interne Entscheidungsfindung: Der Einkauf erhält einen strukturierten Überblick, die Compliance-Abteilung sieht die regulatorischen Anforderungen, und die Geschäftsleitung bekommt eine Executive Summary für die Bid/No-Bid-Entscheidung.
Typische Anwendungsfälle in der Finanzbranche
IT-Outsourcing-RFPs: Automatische Analyse von komplexen IT-Ausschreibungen mit regulatorischen Anforderungen aus DORA, MaRisk und BAIT – die KI extrahiert alle relevanten Kriterien und ermöglicht gezielte Rückfragen.
Beratungsausschreibungen: Schnelle Analyse von RFPs für Regulatorik-Projekte, Strategieberatung und Transformationsprogramme – Bewertungskriterien und Referenzanforderungen sofort identifizieren.
Versicherungstechnische Ausschreibungen: Analyse von Ausschreibungen für aktuarielle Dienstleistungen und Rückversicherung – fachspezifische Anforderungen automatisch extrahieren.
Sparkassen-Vergaben: Doppelt komplexe Dokumente, die sowohl Vergaberecht als auch Bankenregulierung abbilden, in Minuten statt Tagen durchdringen.
Sicherheit und Datenschutz
Vergabedokumente im Finanzsektor sind hochsensibel. Everwise ist vollständig DSGVO-konform, wird in Deutschland gehostet und verschlüsselt alle Daten mit 256-Bit-AES-Verschlüsselung. Ihre Dokumente werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet.10 Für eine Branche, die höchste Anforderungen an Informationssicherheit stellt, erfüllt Everwise genau diese Anforderungen.
Fazit: KI-Dokumentenanalyse als strategischer Vorteil
DORA, MaRisk, ESG und die steigende Komplexität der Vergabedokumente machen die manuelle Analyse von RFPs in der Finanzbranche zunehmend unhaltbar. Wer 400-Seiten-Dokumente in Stunden statt Tagen durchdringt, gewinnt nicht nur Zeit – sondern versteht die Anforderungen besser und gibt vollständigere Angebote ab.
Everwise wurde als KI-gestützte Dokumentenanalyse-Plattform entwickelt, die Ihrem Team die repetitive Lesearbeit abnimmt. Nicht als Compliance-Tool, nicht als Procurement-System – sondern als intelligenter Leseassistent, der dafür sorgt, dass keine Anforderung übersehen wird und jede Frage an das Dokument sofort beantwortet werden kann.